Transcript to Action Items
Una transcripción es un registro. Conviértela en una lista de tareas.
Una transcripción es un registro completo de una conversación y un registro terrible de lo que ocurrió después. Conserva cada «ehm», cada desvío y cada compromiso a medias, pero no indica quién se comprometió a hacer qué.
Convertir una transcripción en acciones concretas es un problema de filtrado. No estás resumiendo la conversación; estás buscando un pequeño conjunto de patrones lingüísticos y descartando todo lo demás.
Qué buscar
La señal está en los verbos modales y los compromisos en primera persona:
- «Enviaré la presentación antes del viernes.»
- «Acordamos retrasar el lanzamiento.»
- «Sam puede revisar el contrato mañana.»
- «¿Podrías seguir con el proveedor?»
- «Revisemos esto la semana que viene.»
El ruido es todo lo demás: opiniones, contexto, anécdotas y repeticiones del problema.
Extracción en cuatro columnas
Para cada frase candidata, extrae:
| Campo | Pregunta | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tarea | ¿Qué se hará? | Enviar la presentación revisada |
| Responsable | ¿Quién se comprometió? | Priya |
| Fecha límite | ¿Para cuándo? | Viernes |
| Origen | ¿Dónde se dijo? | 00:12:04 |
El campo «Origen» importa más de lo que parece. Cuando alguien cuestiona una acción, el timestamp pone fin a la discusión.
Paso 1: Limpiar la transcripción
Las transcripciones contienen ruido que dificulta la extracción:
- Marcas de tiempo:
[00:12:04]o00:12:04. Elimínalas del texto de la tarea, pero consérvalas en el campo «Origen». - Etiquetas de hablante:
Priya:es útil; mantenla para atribución. - Muletillas: «ehm», «ya sabes», «como». Elimínalas antes de buscar tareas.
- Comienzos fallidos: «Enviaré…, en realidad Sam lo enviará». Gana el compromiso final.
Si la transcripción no incluye etiquetas de hablante, atribuir responsables se vuelve especulativo. Usa el contexto circundante y marca como «sin asignar» a los responsables dudosos, en lugar de adivinar.
Paso 2: Leer en busca de compromisos, no de temas
Una transcripción está organizada por tiempo, no por importancia. No la leas de arriba abajo buscando «la parte importante». Escanea en busca de estas señales:
- Primera persona + futuro: «Enviaré…», «Voy a…», «Puedo…»
- Nombre + verbo modal: «Priya enviará…», «Sam debería…», «Alex puede…»
- Solicitudes: «¿Podrías…?», «¿Te importaría…?»
- Obligaciones colectivas: «Tenemos que…», «Alguien debería…»
- Decisiones: «Acordamos…», «Elijamos…», «Aprobado.»
Cada señal genera una candidata. La mayoría son reales; algunas son retóricas. «Echaré un vistazo» puede no significar nada. «Lo enviaré antes del viernes» sí significa algo.
Paso 3: Resolver al responsable
Asignar el responsable es la parte más difícil de la extracción.
- «Enviaré…» con etiqueta de hablante → el hablante es el responsable.
- «Priya enviará…» → Priya es la responsable, incluso si otro habla.
- «¿Podrías…?» → la persona a la que va dirigida es la responsable; fíjate en el siguiente hablante o en el nombre de la frase.
- «Tenemos que…» → sin responsable. Márcalo como «sin asignar» y plantéalo en el seguimiento.
No asignes tareas a equipos. «Marketing lo hará…» no es un responsable. Elige a una persona o déjalo en blanco.
Paso 4: Normalizar las fechas
«Viernes» está bien si todos saben a qué viernes se refiere. «La semana que viene» no es una fecha. Convierte el lenguaje relativo cuando puedas:
| Se dice | Se escribe |
|---|---|
| «antes de final de jornada» | Hoy, 17:00 |
| «la semana que viene» | Semana del 16 de noviembre |
| «después del lanzamiento» | Después del 18 de noviembre |
| «pronto» | Pide una fecha concreta |
Si la transcripción no aclara la fecha, déjala en blanco y formula la pregunta en el seguimiento. Una fecha falsa es peor que ninguna fecha.
Paso 5: Separar las decisiones
Una decisión no es una tarea, pero debe figurar en el mismo resumen. Busca:
- «Decidimos…»
- «Acordamos…»
- «Elijamos…»
- «Aprobado.»
- «La decisión definitiva es…»
Enumera las decisiones por separado, indicando la fecha en que se tomaron. Así evitas que el mismo debate se reabra la semana que viene.
Un ejemplo práctico
Transcripción:
[00:12:04] Priya: Enviaré la presentación revisada antes del viernes. [00:13:10] Alex: Acordamos retrasar el lanzamiento al 18 de noviembre. [00:14:22] Sam: Puedo revisar el contrato del proveedor mañana. [00:15:40] Priya: Alguien debería actualizar la página de precios.
Resultado:
| Tarea | Responsable | Fecha límite |
|---|---|---|
| Enviar la presentación revisada | Priya | Viernes |
| Revisar el contrato del proveedor | Sam | Mañana |
| Actualizar la página de precios | Sin asignar | — |
Decisión: El lanzamiento se ha retrasado al 18 de noviembre.
La última fila es la más valiosa. «Alguien debería» se convierte en una laguna visible, y la reunión de seguimiento puede empezar asignando esa tarea.
Mensaje de seguimiento
Manténlo bajo 200 palabras:
Decisiones
- El lanzamiento se ha retrasado al 18 de noviembre.
Acciones
- Priya: enviar la presentación revisada — viernes
- Sam: revisar el contrato del proveedor — mañana
- Sin asignar: actualizar la página de precios — se necesita un responsable
Responde si he entendido algo mal.
Esa última línea da permiso a los demás para corregir el registro sin reabrir toda la reunión.
Hazlo con texto, no con audio
No necesitas subir la grabación. Pega la transcripción en Transcripción a acciones; elimina marcas de tiempo, identifica etiquetas de hablante y separa decisiones de tareas. Lee el resultado antes de enviarlo: la extracción se basa en coincidencia de patrones, y los patrones no captan el contexto.